Índice

• Introducción
• Asociacionismo
• Cómo se crean
• Funcionamiento
• Difusión de la actividad
• Subvenciones
• Requisitos legales
• Direcciones de interés
• Bibliografía

Funcionamiento de la Asociación

Estructura

Órganos fundamentales

Los órganos fundamentales de una asociación son la Asamblea de Socios y la Junta Directiva. La Asamblea de Socios es el órgano de gobierno de la asociación. Está integrada por todos los miembros con derecho a voto, que se reúnen periódicamente en Asambleas ordinarias y extraordinarias.

Las funciones de la Asamblea de Socios o Asamblea General son las siguientes:

• Examen y aprobación de la memoria anual.
• Liquidación del ejercicio.
• Balance y rendición de cuentas.
• Aprobación del presupuesto de ingresos y gastos.
• Aprobación del programa de actividades.
• Conocimiento, discusión y aprobación de las propuestas de la Junta Directiva.

Estas son las razones para convocar una Asamblea Extraordinaria:

• Modificación de los Estatutos..
• Elección de la Junta Directiva.
• Enajenación, gravamen o hipoteca de los bienes sociales.
• Disolución de la sociedad.

La Junta Directiva, por su parte, es el órgano que se encarga de dirigir la asociación y está compuesta por una presidenta o presidente, una vicepresidenta o vicepresidente, una secretaria o secretario, una tesorera o tesorero y los vocales que se propongan. Sus obligaciones son las que a continuación se señalan:

• Colaborar con la presidenta o el presidente en la gestión.
• Velar por el cumplimiento de los objetivos y los programas previstos.
• Crear comisiones y grupos de trabajo.
• Convocar y organizar la Asamblea General.

La presidenta o presidente es el máximo mandatario de la Junta Directiva y estas son sus atribuciones:

• Representar la asociación.
• Hacer cumplir los acuerdos.
• Impulsar las comisiones de trabajo.
• Presidir y moderar las Asambleas.
• Firmar documentos.

La vicepresidenta o el vicepresidente asume la tarea de colaborar con la presidencia, sustituirla en sus ausencias y desarrollar cuantas funciones se deleguen en ella o él.

La figura del tesorero también cumple funciones importantes en el funcionamiento y gestión de la Junta Directiva: concretar presupuestos, pagar facturas, llevar las cuentas y recaudar cuotas, entre otras obligaciones.

La secretaría y la vocalía completan los órganos de gestión de la Junta. La primera se encarga de los siguientes cometidos.

• Llevar los libros de actas, socios etc.
• Dar certificados.
• Llevar al día un listado de socios.
• Atender a la correspondencia del grupo.
• Archivar documentos.
• Levantar actas.
• Redactar memorias.

En cuanto a los vocales es conveniente que sean un número impar y no muy numeroso, a fin de que no pierda agilidad ni en su funcionamiento, ni en la toma de decisiones.

Hay que tener en cuenta que el organigrama de una asociación es un elemento flexible y los cargos que la componen no son permanentes ni perpetuos.

Normativa de funcionamiento interno

Los órganos fundamentales de una asociación tendrán un fin común que será el buen funcionamiento de la misma; para ello, dispondrán de varios recursos como la normativa de funcionamiento interno.

Una asociación se rige en su funcionamiento por sus Estatutos y por los diferentes acuerdos que se han adoptado en las Asambleas Generales. Dado que los Estatutos son una normativa muy general y su modificación exige determinados trámites burocráticos, en la práctica todas las asociaciones van concretando su funcionamiento a lo largo del tiempo. Por eso, es conveniente que estos acuerdos puntuales tomen la forma de un normativa de funcionamiento interno.

Este reglamento interno siempre debe respetar los Estatutos y en base a esta cuestión podrá regular los siguientes apartados:

• El emblema o anagrama de la asociación.
• Especificar con detalle las funciones y responsabilidades de cada cargo de la Junta Directiva.
• Formas y límites de realización de pagos y compras.
• Formas de convocatoria de las reuniones de la Junta Directiva y de la Asamblea General.
• Funcionamiento de las reuniones.
• Organigrama de funcionamiento de la asociación.
• Comisiones o equipos de trabajo.
• Delegación de asistencia y voto de las socias y los socios.
• Formas de contratación de personal.
• Creación de una Comisión de Cuentas (independiente de la Junta Directiva y encargada de fiscalizar el gasto).

La responsabilidad de aprobar y modificar si se da el caso la normativa de funcionamiento interno recae únicamente en la Asamblea General. Debe constar en el libro de actas pero no es necesario comunicarlo al Registro General de Asociaciones.

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Trabajo en grupo

Participación

Para que el trabajo en grupo de una asociación sea verdaderamente efectivo y productivo es necesario impulsar la participación de sus miembros.

Cada uno, de libre voluntad (E-11) [+info], elegirá hacerse miembro de una asociación. En un primer momento todos los miembros suelen estar dispuestos a participar en los actos y programas establecidos, pero a medida que transcurre el tiempo el hecho de contar con un órgano directivo que asume toda la responsabilidad, junto a otras razones, produce una tendencia a la relajación entre los miembros que componen la asociación.

Para evitar que se produzca esta delegación de funciones hay que trabajar la motivación en base a estos tres factores básicos: querer, saber y poder. Antes de empezar a hacer algo es necesario tener ilusión, querer participar en ello. Para motivar a los miembros de la asociación es muy importante impulsar estos tres puntos:

• La identificación con los objetivos.
• La identificación con los demás miembros de la asociación.
• La certeza de que lo que hacemos es útil.

Una vez que se tiene claro que hay que trabajar en pro de los objetivos marcados por la asociación, el siguiente paso es saber cómo hacerlo, cómo llevar a cabo las iniciativas programadas. Los miembros de una asociación suelen ser voluntarias y voluntarios, una circunstancia que provoca algunas deficiencias en este campo. Por ello la formación será necesaria para que la participación sea posible y sobre todo, eficaz: la formación para la tarea, la formación para la comunicación y la formación para la organización.

Por último, es de vital importancia tener la capacidad de poder hacer las cosas. Además de organizar los grupos de trabajo idóneos para cada caso y disponer de los recursos necesarios, es conveniente crear mecanismos y espacios para abrir vías de comunicación efectivas. También es necesario el mantenimiento de la asociación y de sus actividades, así como cuidar las relaciones con otras asociaciones e instituciones.

Toma de decisiones

En las asociaciones en las que la participación de las socias y socios es el motor de su funcionamiento es mucho más fácil realizar las actividades previstas, tomar decisiones y conseguir los objetivos marcados. Desde su puesta en marcha, hasta su desaparición, una asociación deberá tomar un sinfín de decisiones. Estas son las más significativas:

• Decisiones estratégicas: Son las que afectan directamente a los objetivos de la asociación y tienen gran importancia a medio y largo plazo. Es conveniente que en la toma de estas decisiones (que se llevará a cabo en las reuniones convocadas a tal efecto) participe el mayor n úmero de miembros posible.
• Decisiones tácticas: Establecen un plan de acción y organizan los métodos de trabajo. Son muy importantes a corto y medio plazo, por lo que aquí también es necesario una alta participación de los miembros de la asociaci ón.
• Decisiones operativas: Son las que se toman en el día a día. Afectan al funcionamiento diario de la asociación, con una influencia a muy corto plazo. Son decisiones que en muchas ocasiones hay que tomar sin demasiado tiempo, de forma urgente. En este caso la responsabilidad recaerá en la persona que en ese momento esté llevando el tema o asunto en cuestión.

En el seno de una asociación hay siete formas de tomar una decisión:

• Por consenso: Todos los miembros del grupo están de acuerdo. Todos tienen derecho a la palabra y el debate continuará hasta que se logre el acuerdo. En este caso no son convenientes las votaciones.
• Por mayoría: Prevalecerá la opinión de la mayoría. Normalmente suele haber más de un punto de vista. El que consiga más adhesiones ser á el que salga adelante.
• Por minoría: Si la asociación esta compuesta por muchos miembros y éstos están organizados en grupos, la decisión la tomará el grupo que tenga m ás competencias en el tema concreto que se esté debatiendo.
• Por promedio: Cuando es complicado llegar a un acuerdo entre dos posturas encontradas. Este tipo de toma de decisión tiene una pega: nadie suele quedar plenamente satisfecho con el resultado final.
• Dejarse guiar por la opinión de los expertos: Si el acuerdo es imposible, es conveniente escuchar y tener en cuenta la opinión de alguien experto en la materia.
• Decisión autoritaria sin debate previo: Alguien tomará una decisión por su cuenta y sin tener en cuenta la opinión del resto.
• Decisión autoritaria con debate previo: Cuando una sola persona toma la decisión final tras una discusión sobre algún tema en concreto.

La más recomendables son las decisiones que se adoptan por consenso, ya que suponen la participación de todo el grupo. Precisamente por eso es imprescindible que todos los miembros de la asociación estén perfectamente informados sobre todos los detalles del tema que se llevará a debate. Tras leer esta información, se abrirá un periodo de reflexión para pasar posteriormente al debate propiamente dicho. Se pondrán sobre la mesa todas las opiniones y tras un proceso de negociación se tomará, entre todos, la decisión final.

Soluciones a los problemas comunes:

• Hay que fomentar el perfecto conocimiento de la realidad que nos rodea para lograr una mayor identificaci ón con los objetivos de nuestra asociación.
• Si no se da esta identificación entre los propios miembros de la asociación, es conveniente impulsar la comunicaci ón dentro del grupo para profundizar en el conocimiento mutuo.
• Si se tienen dudas sobre las consecuencias prácticas que tiene el trabajo en la asociación, lo más deseable es probar con una labor que sea necesaria para el funcionamiento de la asociación.
• Para aprender sobre el funcionamiento de la asociación, es recomendable analizar otras experiencias similares as í como participar en todo tipo de cursos y jornadas.
• Para trabajar con el resto de compañeros hay que aprender a desenvolverse en un grupo de trabajo.
• Para tener una buena organización, hay que analizar el tipo de organización que tenemos y compararla con la de otras asociaciones e instituciones.
• Para fomentar un alto índice de participación en el seno de la asociaci ón es necesaria la creación de diferentes grupos de trabajo y asignarles una responsabilidad.
• La creación de boletines, tablones de anuncios etc. puede ayudar a fomentar la comunicación entre los miembros de la asociación.

Problemas concretos (entre los miembros de la asociación):

• Cuando una socia o socio no sabe qué es lo que tiene que hacer, hay que explicarle de forma detallada cu áles son los objetivos marcados y qué es lo que se espera de ella o él.
• Si algunos miembros de la asociación actúan por su cuenta, sin consultar al resto, es conveniente separar y definir algunas responsabilidades concretas.
• Si algunos socios no saben cuál es su labor y tampoco su relación con el resto, habrá que volver a explicar cuáles son las labores de cada uno.
• Cuando algún miembro no puede con el trabajo que debe realizar habrá que modificar los recursos humanos de los que disponemos y, si es necesario, relevar a los responsables.
• Si existe una mala relación entre socias o socios (que afecta al funcionamiento de la propia asociación) es recomendable hablar con las y los interesados y subrayar que todos y cada uno de ellas y ellos son válidos y necesarios para la buena marcha del proyecto. Hay que fomentar el respeto y la unión interna.
• Si alguien, por los motivos que fueren, no quiere trabajar con una compañera o compañero de asociación, no hay que obligarle, pero hay que intentar que encuentre la motivación para el trabajo en grupo.
• Si algunos miembros cumplen bien su tarea personal pero fallan en el trabajo en grupo es conveniente revisar el organigrama de trabajo y mejorarlo.
• Cuando algunas socias o socios no hacen su trabajo, a pesar de conocer a la perfección qué es lo que tienen que hacer, hay que intentar conocer la fuente del problema para superarlo.
• Cuando no se cumplen los procedimientos establecidos por la asociación hay que mejorarlos y hacerlos más factibles.
• Para evitar que los miembros de la asociación sientan que no se valora la tarea que desempeñan, no están de más los gestos de aprobación y reconocimiento. Fortalecen la autoestima y el trabajo en grupo.
• Si en la asociación no se toman medidas importantes, de envergadura, o si estas cambian constantemente, el presidente deberá intentar corregir la dirección o aprender a delegar las funciones.

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Reuniones

La actividad de una asociación se decide en las reuniones, por lo que es muy importante que estos encuentros estén bien organizados desde el principio. Una asociación celebrará multitud de diferentes reuniones durante su existencia pero la mayoría será de alguno de estos tres tipos:

• Reuniones informativas: Son las que se convocan para informar sobre algun tema que afecta a los miembros de la asociación.
• Reuniones consultivas: Son las que se convocan para conocer la opinión que tienen los miembros sobre un tema importante para la asociación.
• Reuniones decisivas: Son las que se convocan para tomar una decisión en firme sobre un tema o problema.

Para más información se pueden consultar los siguientes libros:

• Título:CUADERNOS PRÁCTICOS DE FORMACIÓN ASOCIATIVA (Las reuniones).
• Editorial: CRAC (Centro de Recursos para Asociaciones de Cádiz).
• Año: 2000 (Cádiz).

• Título: ¡ASOCIATE! MANUAL PRÁCTICO PARA ASOCIACIONES.
• Autor: Cabildo de Gran Canaria.
• Editorial:Consejería de Juventud, Empleo y Emigración.

• Título: GUÍA FÁCIL DE ASOCIACIONES: MANUAL DE GESTIÓN para la creación, desarrollo y dinamización de entidades sin ánimo de lucro.
• Autor: Tomás Alberich Nistral.
• Editorial: Dykinson, S.L.
• Año: 1998 (Madrid).

Lugar

Para convocar una reunión lo primero es disponer de un lugar donde llevarla a cabo. Si se dispone de un local no habrá problemas, pero si la asociación carece de una sede propia hay que buscar otras soluciones. Una de las más factibles es hacer una petición al Ayuntamiento para que ceda un local. También están los centros para los jóvenes, que siempre suelen ser de gran ayuda. Este es el caso, por ejemplo, del CRAJ de Donostia (E-33) [+info] (Gazteriaren Informaziorako Lurralde Zentroa, Txuri Urdin Izotz Jauregia, 943- 47 25 80).

Una vez que se cuenta con un local, hay que comprobar si es el apropiado para los fines que se han marcado (el centro de reuniones de la asociación será el punto de referencia para los miembros). Por eso es muy importante cuidar hasta el último detalle la decoración y los medios del local. Para que sea un buen lugar de reuniones tiene que cumplir varias características:

• Tiene que ser horizontal: Es importante que todos los participantes de la reunión estén al mismo nivel y que se vean unos a otros. Los asientos, en círculo o en forma de V.
• Tiene que ser ancho y espacioso: El lugar tiene que garantizar la confortabilidad.
• Los muebles serán móviles: En el caso de que en el transcurso de una reunión se quieran hacer movimientos (reunirse en grupo etc.), el mobiliario no tiene que ser un impedimento.
• Los muebles serán confortables: Tienen que ser cómodos y multifuncionales.
• Tiene que ser luminoso: El lugar tiene que estar siempre bien iluminado, independientemente de la hora a la que se celebre la reunión. Es mejor la luz natural que la artificial, y si es posible, hay que evitar los fluorescentes.
• Hay que cuidar la climatización: El lugar de reuniones tiene que tener una temperatura agradable. Los participantes no deben pasar ni frío ni calor.
• Tiene que estar insonorizado: Hay que hacer todo lo posible para que el local de reuniones esté insonorizado.
• Tiene que ser de fácil accesibilidad: Los miembros de la asociación no tienen que tener ningún problema para llegar al lugar de reunión.
• Tendrá que tener todos los medios técnicos: El local deberá disponer de todo lo necesario para llevar a cabo una reunión con todas las garantías. Como mínimo: Teléfono, contestador automático, fax y ordenador. La fotocopiadora, televisión, vídeo, proyector, pantalla, etc. vendrán después.

Organización

Antes de celebrar una reunión, hay que organizarlo todo con detalle y precisión. De esto dependerá el resultado de la reunión. Cuanto más se prepare una reunión, mayor será su eficacia.

El primer paso será elaborar el Orden del Día, escribir y difundir la convocatoria (boca a boca, por teléfono, fax, correo electrónico, tablón de anuncios …). Este puede ser el modelo de una convocatoria y Orden del Día.

JUNTA DIRECTIVA DE LA ASOCIACIÓN:.........................................
REUNIÓN NÚMERO:............................
DÍA: .....................................................
LUGAR: .......................................................
CONVOCA: LA PRESIDENTA O EL PRESIDENTE
HORA DE COMIENZO: .....................................
HORA PREVISTA DE FINALIZACIÓN: ....................................

ORDEN DEL DÍA :

1. Temas de información:
................................................................ (......... minutos)
2. Temas de discusión:
............................................ propuestas (......... minutos)
............................................ propuestas (......... minutos)
............................................ propuestas (......... minutos)
3. Temas de decisión:
................................................................ (......... minutos)
................................................................ (......... minutos)
................................................................ (......... minutos)
4. Otros:
................................................................ (......... minutos)
................................................................ (......... minutos)
................................................................ (......... minutos)

La convocatoria para la asamblea se suele realizar entre 10 y 15 días antes para que acuda el mayor número de gente posible.

El papel de moderador lo asumirá presidenta o el presidente de la asociación (en caso de que no pueda, su puesto lo ocupará la vicepresidenta o el vicepresidente), que tendrá que dirigir la reunión de principio a fin. Dará inicio a la asamblea, presentará a los asistentes y leerá el listado de los temas a tratar en el Orden del Día. Entre las funciones del moderador destacan, entre otras, la potestad de hacer preguntas, plantear temas, recoger las diferentes opiniones y hacer un resumen de todas las ideas y posturas planteadas durante la jornada. El secretario será el encargado de redactar el acta de la asamblea.

No es necesario que en el acta reproduzca de forma textual todo lo expuesto en la reunión, pero eso sí, tiene que recoger datos precisos y generales:

• Día de la reunión, hora del comienzo y hora de la finalización (no es conveniente que las asambleas se prolonguen durante más de 2 o 3 horas).
• Nombre y apellido de todos los participantes.
• Temas que se han tratado.
• Decisiones que se han tomado.
• Trabajos, los responsables de llevarlos a cabo y plazos.
• Fecha y lugar de la próxima asamblea.

Ejemplo de acta:

Dinamización

Las técnicas de dinamización tienen dos objetivos; evitar que las asambleas sean
aburridas y tediosas, por un lado, y fomentar la participación de los miembros de la asociación, por el otro. Mediante estas técnicas se quieren impulsar los debates, el intercambios de información y la participación, en general. Estas son las técnicas de grupo más comunes.

• Charla-coloquio: Un experto en un tema concreto expone sus ideas en una conferencia. Tras su alocución comenzará el turno para el debate y las preguntas. La principal ventaja de esta técnica es que se recibe información verdadera, fidedigna y de primera mano. Por contra, también existe el riesgo de que la conferencia se prolongue en exceso. En estos casos es conveniente apoyar la explicación con un soporte multimedia (diapositivas, videos...).
• Mesa redonda:Tras unas breves explicaciones, un grupo de expertos (3-6) exponen sus opiniones contrapuestas sobre un tema en concreto. Con esta técnica el debate está asegurado desde el principio.

Tras abrir fuego con estas dos técnicas "tradicionales", el dinamismo de una reunión se puede incrementar aún más con los métodos de participación de grupos reducidos. Los participantes de la asamblea se dividen en equipos de seis personas (la cifra puede ser mayor o menor, no importa), quienes deberán hablar por lo menos durante un minuto. Posteriormente, los portavoces de cada grupo harán un resumen al resto de todo lo expuesto por sus miembros. Hay muchos tipos de juegos que pueden hacerse en esta misma línea.

• Utilizando cartulinas, folios etc.: Cada miembro del equipo escribirá en un trozo de papel una idea que le sugiera el tema tratado en la asamblea. Al terminar, se recogerán todas las hojas y se pegarán en una cartulina para comparar, relacionar y comprobar la compatibilidad de las opiniones de unos y otros.
• El juego del retrato-robot: Dos grupos enfrentados sobre un miso tema. Deberán dibujar el retrato de una persona que simbolizará un tema; uno de los equipos lo hará tal y como debería ser (orejas grandes = capacidad para escuchar, manos grandes y abiertas...), mientras que el otro lo hará de forma real. Luego se intercambiarán los dibujos y comenzará el debate.
• Texto incompleto: Se reparte entre los miembros de la asamblea un texto inacabado sobre un tema en concreto. Los participantes deberán completarlo.
• Guión de radio: Es muy práctico cuando queremos saber qué es lo que nos gustaría hacer. Se basa en la idea de coger un tema y crear una promoción que se emitirá por la radio. Se hablará de la imagen que se quiere dar, del receptor, de los objetivos de la campaña etc.
• Teatro: En este juego cada persona asume papeles diferentes y se comporta en consecuencia. En la representación deberán estar reflejados todos los puntos de vista del tema que se ha llevado a discusión. El número de participantes no tiene relevancia.
• Tormenta de ideas: Se hace con temas muy concretos y en grupos pequeños (menos de 12 personas). Se compone de dos fases: la creación y el análisis. En un principio se trata de que todo el mundo suelte lo primero que le venga a la cabeza, todo lo que se ocurra sobre un tema. Una persona se encargará de recoger lo expuesto para luego analizar, entre todos, todas las ideas.

Dejando a un lado los juegos, existen también otros "trucos" para que una asamblea sea más llevadera y divertida.

• Repartir refrescos, café, agua etc. (nunca bebidas alcohólicas) para mantener a la gente fresca y despierta.
• De vez en cuando se puede pueden hacer desayunos, comidas, meriendas o cenas de trabajo (no es conveniente que se repita muy a menudo).
• En las asambleas que se prolongan más de la cuenta es recomendable tomar un descanso y salir fuera de la sala de reuniones para tomar el aire.
• Si hay muchos fumadores entre los participantes, no está de más tener pequeños descansos para que puedan encender un cigarrillo.
• Repartir caramelos; ayudan a disminuir el "mono" de los fumadores y su azúcar es muy buena para "activar" el cerebro.
• Los medios audiovisuales evitan que las asambleas caigan en la monotonía.
• Que la documentación que se reparta en una reunión sea clara, fácil de leer y atractiva en su diseño.
• Cambiar del lugar de reunión puede suponer un nuevo aliciente (no siempre).
• Sorpresas: temas e invitados inesperados... Este tipo de cosas siempre animan una reunión.
• Si la asamblea coincide con una fiesta, concierto, teatro... es conveniente hacer un plan que incluya las dos cosas para que el grupo se divierta y a la vez se pueda atraer a más gente a la reunión.

Consejos

Sea cual sea la técnica de dinamización que se utilice, el fin último es que la asamblea sea ágil, participativa y productiva. Es importante tener en cuenta:

• Antes de la asamblea:
  • Asegurarse de que los objetivos y razones están bien definidos.
  • Elaborar el Orden del Día (el orden se establece según su importancia).
  • Concretar el día, la hora y el lugar de la asamblea.
  • Difundir la convocatoria.
  • Confirmar que todas las socias y socios tienen conocimiento de la convocatoria de la asamblea.
  • Preparar a conciencia y hasta el último detalle todo el material que se vaya a utilizar en la reunión.
• Durante la asamblea:
  • Comenzar en la hora anunciada (el plazo de espera no excederá los 15 minutos).
  • Hacer un breve resumen de los temas del día y dar comienzo al acto.
  • Organizar un orden correcto de intervenciones y fomentar la participación.
  • Impulsar el trabajo en grupo en los temas duros y complicados.
  • Apuntar todo lo que se dice.
  • Recordar lo decidido en el tema anterior cuando se pasa de un tema a otro.
  • Hacer descansos en las asambleas largas.
  • Controlar el tiempo; en el caso de que una discusión se prolongue más de la cuenta hay que cortar por lo sano.
  • Antes de concluir hay que repasar todo lo acordado.
  • Agradecer la participación de todos.
  • Dar por finalizada la asamblea en la hora anunciada.
• Tras la asamblea:
  • Hacer un resumen con todos los acuerdos alcanzados.
  • Repartir el resumen entre las socias y socios.
  • Evaluar la asamblea. ¿Se han cumplido los objetivos marcados?

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Papeleo

El secretario de la asociación será el encargado de todos los trámites y papeleos. El Libro de Socios y el Libro de Actas están bajo su responsabilidad y por sus manos pasarán todas las cartas y documentos que entren y salgan de la asociación. El secretario deberá gestionar el archivo y tendrá que estar al tanto e informar sobre los cambios que se puedan producir en la asociación al Registro de Asociaciones del Gobierno Vasco.

Actas

El acta debe recoger los datos más importantes de la asamblea:

• Día de la asamblea, hora de comienzo y hora de finalizaci ón.
• Nombre y apellido de todos los participantes.
• Temas que se han tratado.
• Decisiones que se han tomado.
• Trabajos a realizar, los responsables y plazos.
• Fecha y lugar de la próxima reunión.

Ejemplo:

Archivo

Es conveniente que se archiven todos los papeles, cartas y documentos que lleguen a la asociación. Aunque se pueden clasificar por orden alfabético, fechas y otras muchas formas, lo más recomendable es que se utilice un índice temático.

Para que un archivo funcione como es debido hay que tener en cuenta los siguientes puntos:

• Archivar los documentos según llegan; no amontonarlos.
• Colocar por delante la información más reciente y actual.
• Cuando se trata de más de un papel no hay que utilizar los clips; hay que graparlos.
• Guardar las facturas por un tiempo máximo de 6 años. El resto de documentos también hay que tirarlos una vez transcurrido este plazo.
• Cada tema tiene que tener su correspondiente carpeta. No mezclar.

Para controlar las entradas y salidas es muy importante apuntar todos los movimientos en un cuaderno. Esta información aparecerá en el apartado de las entradas:

• Número de entrada.
• Fecha del documento.
• Fecha en la que se ha recibido el documento.
• Nombre del remitente y lugar de procedencia.
• Tipo de documento: petición, carta...
• Resumen de su contenido.

En lo que se refiere a las salidas, el cuaderno tendrá que tener los siguientes apartados:

• Número de salida.
• Fecha de salida.
• Nombre del destinatario.
• Tipo de documento: petición, carta...
• Resumen del contenido.

Las publicaciones y libros que lleguen a la asociación, al igual que ocurre con los documentos, deberán ser registrados tanto en un registro de libros como en una base de datos. Ejemplo de un registro de libros:

Una vez que se tenga el libro o la publicación en el registro, hay que elaborar las correspondientes fichas de archivo. Por cada libro se harán tres fichas diferentes: autor, título y tema Así las cosas, la asociación dispondrá de un total de tres archivos; en el primero, podremos encontrar un libro en concreto por el nombre su autor, mientras que en el segundo y tercero, por el título y el tema, respectivamente. Esta sería, por ejemplo, una ficha de autor:

• ALBERICH NISTAL, TOMÁS (autor)

• Guía Fácil de Asociaciones (título)
• Madrid (lugar): DYKINSON (editorial), 1998 (año)
• 183 o. (número de páginas). 24m. (tamaño)
• 1. Asociaciones (descriptor)
• R. 1662 (número de registro)

Cambios

Las asociaciones que estén dadas de alta en el Registro de Asociaciones del Gobierno Vasco están obligadas a dar cuenta (en el mismo órgano institucional) de cualquier cambio que se produzca en sus Estatutos, dirección o Junta Directiva.

• Cambio de Estatutos (E-12) [+info]
• Cambio de Dirección (E-13) [+info]
• Cambio de Junta (E-14) [+info]

En el caso de que la asociación se disuelva o decida formar una federación, deberá informar al Registro de Asociaciones:

• Desaparición de la asociación (E-15) [+info]
• Creación de una Federación (E-16) [+info]

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Gestión económica

Para que una asociación funcione correctamente es imprescindible que tenga una situación económica saneada. Un férreo control de todos los ingresos y gastos es la base de una buena gestión económica, que al fin y al cabo será la que asegure la estabilidad de la asociación.

Recursos financieros

La asociación tiene que ser capaz de saber administrar y utilizar los ingresos y fuentes de financiación que perciba durante el ejercicio. Estas son las fuentes de financiación más comunes e importantes:

• Cuotas de las socias y socios: La cuantía exacta de la cuota la elige cada asociación, pero no suele ser conveniente que sea una cifra exagerada, ni tampoco excesivamente baja. A la hora del cobro, lo más práctico es hacerlo a través de domiciliación bancaria.
• Donaciones: Las aportaciones, voluntarias y desinteresadas, de las personas que quieren ayudar a la asociación suponen una fuente de ingresos nada desdeñable.
• Subvenciones: La Administración tiene establecidas partidas presupuestarias para repartir entre las asociaciones que tienen un fin u objetivo social. Para poder acceder a estas subvenciones hay que presentar, en los plazos marcados, un proyecto de actividades.
• Convenios: Suelen ser compromisos firmados entre la asociación y la propia administración. La primera se compromete a llevar a cabo varias iniciativas, mientras que el poder público asegurará los medios económicos necesarios para cumplir con los objetivos.
• Patrocinio o sponsorización: Dinero a cambio de publicidad. Es una de las fuentes de ingresos que más ha crecido en los últimos años.
• Venta de servicios: Suelen ser servicios dirigidos a las socias y socios, pero también pueden acceder a ellos las personas ajenas a la asociación. No se podrá hacer la competencia a empresas privadas.
• Créditos: Si la asociación necesita dinero puede solicitar un crédito. En estos casos es recomendable que se pida en la misma entidad bancaria en la que tiene abierta la cuenta corriente.
• Otras actividades: Sorteos, rifas, fiestas, concursos, lotería etc.

Presupuestos

La asociación debe elaborar un presupuesto anual, en el que estarán reflejados y cotejados todos los ingresos y gastos de ese ejercicio (es conveniente que las dos cifras sean iguales). Al tratarse de una planificación de futuro el presupuesto deberá ser lo más flexible posible. Por otro lado, también será conveniente hacer un presupuesto de todas las actividades y no sólo del plan general. Ejemplo de presupuesto anual:

Contabilidad

La contabilidad sirve, siempre que se lleve bien, sea correcta y esté debidamente actualizada, para conocer la situación económica real de la asociación. La tesorera o el tesorero es el responsable de gestionar el libro de contabilidad, en el que apuntará todos los ingresos y gastos del año. También tendrá que archivar las facturas y los recibos.

Cada actividad de la asociación tendrá su propia contabilidad (gastos personales, alquileres, material etc.) y tendrá que estar registrada Un buen gestor se caracteriza por tener siempre las cuentas transparentes y al día.

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Proyectos

El proyecto es el plan de acción de la asociación. Puede estar enfocado al exterior o bien ser una excelente herramienta para fomentar la cohesión interna o la captación de nuevas socias y socios. La actividad de la asociación estará ligada a proyectos comunes y la existencia de estos evitará que cada miembro actúe por su cuenta.
Además, los proyectos ayudarán a fijar el rumbo de la asociación y lograr los objetivos marcados.

A la hora de elaborar un proyecto, las socias y socios deberán definir las acciones, formas y medios que se van a utilizar. Por lo tanto, será una buena manera de afianzar la motivación y activación de la asociación. También hay que tener en cuenta que el proyecto puede suponer una considerable fuente de ingresos, ya que es imprescindible a la hora de solicitar subvenciones a las instituciones.

Estos son los puntos de los que constará un proyecto:

• INTRODUCCIÓN Y PRESENTACIÓN (Quiénes sois): La asociación debe presentarse en el primer capítulo del proyecto. Tendrán que figurar, entre otros requisitos, el nombre, fecha de fundación, CIF, número de miembros, los objetivos y el campo de acción en el que vamos a movernos.
• ANÁLISIS DE LA REALIDAD Y JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO (explicar el por qué): En este punto se darán todos los detalles sobre la base del proyecto, su gestación: cómo se formó, a qué necesidades responde (análisis sociales, datos estadísticos...).
• PROYECTO Y OBJETIVOS (Para qué): Definir el proyecto y sus objetivos de forma exhaustiva. Los objetivos -precisos y evaluables-tendrán que ser asumibles en un plazo concreto.
• LOS PORMENORES DEL PROYECTO (Qué, cómo, a quién, cuando, dónde y quiénes):
  • Actividades y metodología: Hay que definir todas las líneas de actuación del proyecto (una simple lista no es suficiente). Hay que explicar las técnicas, sistemas de coordinación y el reparto de trabajo que vamos a emplear.
  • Destinatarios: A quién va dirigido en proyecto.
  • Plazos: Hay que fijar un calendario de actuaciones (puede sufrir modificaciones).
  • Área de trabajo: Hay que definir dónde se va a desarrollar el proyecto (barrio, ciudad, territorio etc.). Puede ser general o concreto.
  • Participantes: En este apartado se especificará el listado de los que participarán en el proyecto: socias y socios, otros grupos, profesionales etc.
• RECURSOS NECESARIOS (Personales y materiales): Hay que detallar el equipo técnico, material y humano que hará falta para desarrollar el proyecto.
• DIFUSIÓN Y PUBLICIDAD (Información): Este capítulo incluye los sistemas que se emplearán para dar cobertura informativa y publicidad al proyecto: artículos de prensa, carteles, trípticos etc.
• SISTEMAS DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO (Control): Qué tipo de control o seguimiento se hará para saber si el proyecto está bien encaminado.
• PRESUPUESTO DEL PROYECTO (Dinero).

Otro modelo de proyecto muy interesante es el que se puede consultar en la web sobre asociacionismo de la EHU-UPV: http://ikasleak.lg.ehu.es/edros/manual/proyectos.html

Un buen proyecto tiene mucho ganado de antemano si ofrece una buena imagen; por eso es muy importante la presentación. Los siguientes consejos van encaminados en este sentido:

• Escribir el proyecto con el ordenador.
• Para que no resulte pesado o un "ladrillo" es recomendable utilizar párrafos cortos, un tipo de letra de 12-13 y dejar amplios márgenes.
• Separar los diferentes puntos en hojas distintas. No hay que temer a los espacios en blanco.
• Sacar el máximo partido a las posibilidades que nos ofrece el ordenador para confeccionar una maqueta atractiva y funcional: sangrías, tamaños de cuerpo diferentes, negritas, cuadros...
• Es conveniente no cambiar mucho de tipo de letra. Tienen que ser las mismas en todo el texto.
• En caso de que se empleen hojas de colores, que éstas sean claras, ya que los oscuros dificultan la lectura.
• Mimar la portada. Tiene que ser atractiva y alegre.
• Si el proyecto tiene un número elevado de hojas hay que encuadernarlo.

Si se pretende solicitar algún tipo de subvención para elaborar el proyecto la asociación deberá estar atenta desde primeros de año. Para tener conocimiento de las ayudas que otorgan las instituciones públicas sólo hay que acudir a los Boletines Oficiales (Gobierno Vasco: "Boletín Oficial del País Vasco", Gobierno de Navarra: "Boletín Oficial de Navarra" y Gobierno Español: "Boletín Oficial de Estado", entre otros. En estos Boletines Oficiales cada institución publica las correspondiente leyes, decisiones, convocatorias de puestos de trabajo, notas, etc. Los Boletines Oficiales se pueden consultar tanto en bibliotecas como en las páginas web de las instituciones: www.gipuzkoa.net/ www.euskadi.net/ www.cfnavarra.es/ www.boe.es). También es conveniente darse una vueltecita de vez en cuando por las oficinas de información.

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Memoria

Las memorias y los proyectos tienen una relación directa. Las instituciones que dan las subvenciones exigen a las asociaciones que redacten la memoria una vez finalizado el proyecto. De todas formas, las memorias también son válidas en los casos en los que no hay este tipo de aportaciones, ya que como su mismo nombre indica se trata de registrar todo lo relacionado con la actividad de la asociación y no es necesario que haya una subvención por medio. Hay dos tipos de memorias: la de una acción o proyecto concreto y la del ejercicio anual.

La memoria de un proyecto recogerá todo su desarrollo; los comienzos, las iniciativas que se han llevado a cabo, la respuesta que ha recibido, el material utilizado, los participantes, gastos... Las memorias anuales, por el contrario, tendrán como objetivo recopilar todos los proyectos que han hecho en esos doce meses.

A la hora de hacer la memoria de un proyecto hay que tener en cuenta los siguientes apartados:

• INTRODUCCIÓN: Incluye el nombre de la asociación, ámbito de trabajo, número de socias y socios (los datos generales de la asociación) y un breve resumen de todo el trabajo.
• ACTIVIDADES: En este apartado hay que mencionar todo lo que se ha realizado: qué es lo que se ha hecho, qué resultados se han logrado, que objetivos y metas se habían marcado, una valoración general.
• LOS EQUIPOS QUE HAN PARTICIPADO: Los responsables de las iniciativas, organizadores etc.
• BALANCE ECONÓMICO: Recoge todos los gastos (material, viajes, alquileres...).
• CONCLUSIONES: En este capítulo hay que hacer una valoración a grandes rasgos del proyecto desarrollado.
• ANEXO: Recoge todo el material que se ha utilizado en la gestación y desarrollo del proyecto: carteles, programas, encuestas y evaluaciones, fotos, artículos de prensa etc.

Por otra parte, cuando se elabora una memoria anual también hay que incluir:

• Datos correspondientes a la propia asociación: dirección, teléfono, ámbito de acción, número de socios, Junta Directiva, presupuesto anual y los medios materiales disponibles, entre otros.
• Actividades:Hay que detallar todas las actividades realizadas durante el año e incorporar un completo an álisis cualitativo y cuantitativo.
• Conclusiones.

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