Aurkibidea

• Sarrera
• Elkartegintza
• Nola sortzen dira
• Funtzionamendua
• Ekimenen edapena
• Diru Laguntzak
• Lege irizpideak
• Helbide interesgarriak
• Bibliografia

Funtzionamendua

Egitura

Organo Nagusiak

Elkarte bat nahi adina kide edo bazkidek osa dezakete eta elkartearen beraren kudeaketa eta antolaketa organo nagusiak Bazkide Biltzarra eta Zuzendaritza-batzordea izango dira.

Bazkide Biltzarra edo Batzar Orokorra da elkarte batetako organo gorena. Boto eskubidea duten bazkide guztiek osatzen dute, izenak dioen bezala, Bazkide Biltzarra eta bilera ohiko eta ez-ohikoak ospatzen dira.

Hauek dira Batzar Orokor edo Bazkide Biltzarraren funtzioak:

• Urteko memoria aztertu eta onartu.
• Urteko ekitaldiaren likidazioa egin.
• Kontuen balantzearen berri eman.
• Diru-sarreren eta gastuen aurrekontua onartu.
• Jarduera programa onartu.
• Zuzendaritza-batzordearen proposamenak jakitera eman, eztabaidatu eta onartu.

Batzar Orokor ez-ohikorako deialdia, ondorengo arrazoiengatik egin ohi da:

• Elkartearen Estatutuak aldatzeko.
• Zuzendaritza-batzordea aukeratzeko.
• Ondasun sozialak besterendu nahiz zerga eta hipoteka gaiengatik.
• Elkartea deuseztatzeko.

Zuzendaritza-batzordeak, bere aldetik, elkartearen zuzendaritza darama eta batzorde honetako kide dira elkarteko lehendakaria, lehendakariordea, idazkaria, diruzaina nahiz beste hainbat batzordekide. Bere eginbeharrak ondorengoak dira:

• Lehendakariari lagundu elkartearen gestioa garatzen.
• Elkartearen helburuak, programak eta jarduerak betearazi.
• Lan taldeak eta batzordeak antolatu.
• Batzar Orokorrak antolatu eta deitu.

Lehendakaria da Zuzendaritza-batzordeko burua eta hauek dira bere lanak:

• Elkartea ordezkatu.
• Akordioak betearazi.
• Batzordeak eta lan taldeak bultzatu.
• Bilerak zuzendu eta moderatu.
• Dokumentuak sinatu.

Lehendakariak badu laguntzaile eta ordezkorik ere: lehendakariordea. Lehendakariordeak lehendakariari lagundu beharko dio honek eskatzen dion gauzetan eta bere lekua hartuko du lehendakaria ez dagoenean.

Lehendakaria eta lehendakariordeaz gain, diruzainak ere hainbat funtzio beteko ditu Zuzendaritza-batzordearen baitan. Bere ardura izango da, esate baterako, aurrekontuak zehaztea, fakturak ordaintzea, kontuez arduratzea eta kuotak jasotzea.

Idazkariaren funtzioak, berriz, ondorengoak dira.

• Akta liburuak, bazkide liburuak etab. kudeatzea.
• Ziurtagiriak ematea.
• Bazkide-zerrenda eguneratzea.
• Elkartearen gutunei erantzuna ematea.
• Dokumentuak artxibatzea.
• Aktak altxatzea.
• Memoriak idaztea.

Aipatu karguez gain, bestelako hainbat batzordekide ere egon ahal izango dira Zuzendaritza-batzordean. Batzorde honek funtzionamendu egokia izan dezan, komenigarria izango da hauen kopurua bakoitia izatea eta gehiegi ere ez izatea.

Kontuan izan beharrekoa da, bestalde, organigrama guztiak malguak direla eta aldatu daitezkeela. Karguak, adibidez, ez dira behin betikoak izango.

Barne funtzionamendu araudia

Elkarte bat osatzen duten organo eta kargu ezberdinak elkartearen funtzionamenduaren alde arituko dira lanean eta horretarako hainbat baliabide edo tresna izango dituzte; barne funtzionamendu araudia, esate baterako.

Estatutuek zehaztutakoaren eta Batzar Orokorretan erabakitakoaren arabera funtzionatzen dute, berez, elkarteek; baina Estatutuak oso araudi orokorra direnez, elkarte guztiak hainbat eta hainbat erabaki zehatzago hartuaz joaten dira denboran zehar. Gauzak honela, komenigarria da elkartea hartzen joan den erabaki guztiak bateratu eta barne funtzionamendu arautegi batean bildu edo osatzea.

Barne funtzionamendu arautegiak errespetatu egin beharko ditu beti Estatutuak eta ondoko gai hauek zehaztu ahal izango ditu, besteak beste:

• Elkartearen ikur edo anagrama.
• Zuzendaritza-batzordeko kide bakoitzaren funtzioak zehatz-mehatz.
• Ordainketak eta erosketak egiteko erak eta mugak.
• Zuzendaritza-batzordearen nahiz Batzar Orokorraren deialdiak nola egin.
• Bileren funtzionamendua.
• Elkartearen funtzionamendu organigrama.
• Lan-talde eta batzordeak.
• Bazkideen boto eta bertaratze ordezkaritzak.
• Langileak nola kontratatu.
• Kontu-batzorde baten sorrera (Zuzendaritza-batzordetik kanpo eta gastua fiskalizatzeko arduraz).

Barne funtzionamendu arautegia Batzar Orokorrak edo Bazkide Biltzarrak onartu beharko du eta organo honen esku egongo da etorkizunean behar diren aldaketak egitea ere. Akta liburuan agertu egin beharko da, bestalde, barne funtzionamendu araudia baina ez da beharrezkoa izango Elkarteen Erregistroan honen berri ematea.

gora

Talde-lana

Partaidetza

Talde lana benetan eraginkorra eta emankorra izan dadin behar beharrezkoa da elkarteko kide guztien partaidetza bultzatzea.

Norberak bere kabuz, borondate (E-11) osoz [informazio+] , erabakitzen du elkarte bateko kide bihurtzea. Hasiera batean elkarteko jarduera eta ekimen guztietan parte hartzeko prest egoten dira kideak, baina denboraren poderioz, Zuzendaritza-batzordea edo nolabaiteko botere eta ardura banaketa egoteagatik nahiz beste hamaika arrazoirengatik motelduz joan daiteke parte hartzea.

Horregatik, elkarte batean hain garrantzitsua den ezaugarri hau ez galtzeko hiru faktore landu behar dira: nahi izatea, nola egin jakitea eta ahal izatea. Zerbait egiten hasteko, garbi dago norberak nahi izan behar duela lehenbizi. Nahi hau bultzatzeko hiru faktore landu beharko dira elkarteko kideengan:

• Elkartearen ikur edo anagrama.
• Zuzendaritza-batzordeko kide bakoitzaren funtzioak zehatz-mehatz.
• Ordainketak eta erosketak egiteko erak eta mugak.

Elkartearekin identifikatu eta bere helburuen alde jokatu nahi dela ziurtatu ondoren, nola parte hartu, nola lan egin jakitea da hurrengo pausoa. Elkarteetako kideak boluntarioak izan ohi dira normalean eta honek nolabaiteko gabeziak sortzen ditu kasu askotan. Hau dela eta, formazioan lan egitea garrantzitsua da oso: lanerako formazioan, komunikaziorako formazioan edota antolakuntzarako formazioan.

Azkenik, ahal izatea edo antolakuntza egokia izatea ere beharrezkoa da. Talde egokiak sortu eta behar diren baliabideak edukitzeaz gain, komunikazio eta informazioa zabaltzeko bideak ireki beharko dira. Honekin batera, beharrezkoa da elkartearen beraren eta jardueren mantenimendua bultzatzea nahiz beste erakundeekin eta instituzioekin harreman onak izatea.

Erabakiak hartzea

Partaidetza talde-lanaren oinarri den elkarteetan errazagoa da jarduerak aurrera ateratzea, erabakiak hartzea eta elkartearen helburuak betetzea. Elkarte batek hamaika erabaki hartu beharko ditu, izan ere, sortzen denetik desagertu arte. Hiru erabaki mota nagusiak ondokoak izango dira:

• Erabaki estrategikoak: Elkartearen helburuei zuzenki eragiten dietenak. Epe ertain eta luzera garrantzia handia duten erabakiak dira eta ondorioz, ahalik eta elkartekide gehienak parte hartu behar dute erabaki hauek hartzeko balioko duten bileretan.
• Erabaki taktikoak: Ekintza eta jarduerak nola antolatu, nola garatu zehazten dutenak. Epe motz eta ertainera oso garrantzitsuak dira erabaki hauek eta onartze prozesuan beharrezkoa izango da gai horietan aritzen direnen parte hartzea.
• Erabaki operatiboak: Egunez egun hartu beharrekoak. Elkartearen eguneroko funtzionamenduari eragiten diete eta oso garrantzitsuak dira epe motzera. Berehala, denbora gehiegirik gabe, hartu behar izaten dira askotan eta erabakia hartzearen ardura, normalean, lan horretan aritzen denaren esku egongo da.

Elkartearen baitan zazpi eratara hartu ahal izango dira erabakiak:

• Adostasunez: Taldeko kide guztiak ados geratuko dira erabakiarekin. Denek dute hitz egiteko eskubidea eta adostasuna lortu arte jarraituko du eztabaidak. Kasu honetan ekidin egin behar dira botazioak.
• Gehiengoz: Gehiengoaren iritzia gailenduko da. Aukera bat baino gehiago egoten dira normalean eta bazkiderik gehienak asetzen dituena aterako da aurrera.
• Gutxiengoz: Elkarteak kide asko baditu eta kide hauek taldeka antolaturik badaude, gai horretan ardurarik gehien duen taldeak hartuko du erabakia.
• Bataz bestekoa eginez: Bi jarrera oso ezberdinen arteko erabaki bat hartzean datza. Erabakiak hartzeko era honek arazo bat izan ohi du: inor ez dela normalean gustura geratzen azken erabakiarekin.
• Adituei jaramon eginez: Elkarteko kideak ados jarri ezin direnean, adituren baten esanari jaramon egin eta horren araberako erabakia hartuko litzateke.
• Eztabaidarik gabeko erabaki autoritarioa: Norbaitek hartuko du erabakia inolako eztabaidarik gabe.
• Eztabaidaren ondorengo erabaki autoritarioa: Gai bati buruzko eztabaidaren ondoren pertsona bakar batek hartzen du azkenean erabakia.

Egokienak adostasunez hartzen diren erabakiak dira, talde guztiaren partaidetza suposatzen dutenak. Horregatik, informazioa osoa zabaldu behar da elkartekide guztien artean, denak jakin behar duten zein den momentuko auzia. Honen ondoren hausnarketa epe bat ireki eta eztabaida saioari hasiera emango zaio; jarrera guztiak azaldu eta negoziaketa prozesu baten ondotik hartuko da azken erabakia.

Arazo arruntenen irtenbideak:

• Elkartearen helburuekin identifikatuago sentitzeko errealitatearen ezaguera bultzatu behar da.
• Elkarteko beste kideekiko identifikazioa falta bada, komunikazioa bultzatu eta elkarrezagutzan sakondu beharko da.
• Elkarteak egiten duenaren erabilgarritasunari buruzko zalantzak izanez gero, elkartean beharrezkoa den lan bati heldu eta horrekin probatu beharko da.
• Elkartearen jarduerak garatzen ikasteko, esperientzia ezberdinak aztertu, ebaluatu eta bestelako ikastaro eta jardunaldietan parte hartzea komeniko da.
• Besteekin lan egiten jakiteko, komunikazioan, lan-taldeetan aritzen etab. ikasi beharko da.
• Ondo antolatzen ikasteko, norbere elkartearen antolakuntza mota aztertu eta beste erakunde nahiz elkarteenarekin alderatu.
• Elkartearen barnean partaidetza bultzatzeko lan-taldeak edo batzordeak osatu eta bakoitzari ardura bana eman beharko litzaioke.
• Elkartekideen arteko komunikazioa bultzatzeko buletinak, iragarki-taulak nahiz bestelako informazio bideak sor litezke.

Arazo zehatzak (elkartekideekin):

• Bazkide batzuk ez badakite zer egin behar duten, helburuak zehaztu eta banan-banan azaldu beharko zaie zer espero den beraiengandik.
• Elkarteko kide batzuk beren kabuz, besteei kontsultarik egin gabe jokatzen badute hainbat lanekiko ardurak banatzea izango da egokiena.
• Kide batzuk ez badakite zein den beren eginbeharra ez eta besteekiko harremana, argitu egin beharko dira berriro ere zeintzuk diren bakoitzaren lanak eta zeintzuk diren besteenak ere bai.
• Zenbait bazkide (nahi izan arren) beren lanarekin ezinean dabiltzanean helburuak eta giza baliabideak berregokitu egin beharko dira eta beharrezkoa bada, aldatu egin beharko dira arduradunak.
• Kide batzuen artean harreman txarra badago eta honek lan-taldeari eragiten badio, batzuk eta besteekin hitz egin eta guztien baliozkotasuna garbi utzi ondoren, barne lotura eta errespetua bultzatu beharko dira.
• Batzuk beste kideekin lanik egin nahi ez dutenean ez dira behartu behar talde-lanean aritzera baina besteekiko lanerako motibazioa eta gogoa landu beharko dira.
• Kide batzuk beren lanak oso ondo bete, baina taldean ondo lan egiten ez dutenean komenigarria izango da lan-taldearen egitura berrikusi eta hobetzea.
• Elkarteko bazkide batzuk zer egin eta nola egin jakin arren egiten ez dutenean, zein den arazoa aztertu eta gainditzen jakin beharko da.
• Elkarteak finkatutako prozedurak betetzen ez direnean erraztu egin beharko dira prozesuak.
• Kide batzuk beren lanarengatik ez badira errekonozituak sentitzen, nolabaiteko onespen keinuak egitea komenigarria izango da kideen segurtasuna sendotu eta talde-lana indartzeko.
• Elkartean erabaki garrantzitsurik ez bada hartzen edo hartzen direnak etengabe aldatzen badira, elkarteko lehendakariak zuzendaritza zuzentzen edo beste batzuen esku uzten ikasi beharko du.

gora

Bilerak

Elkarte baten aktibitatea kideek egiten dituzten bileretan erabakitzen da, izugarri garrantzitsua da beraz bilerak ondo egin eta erabaki egokiak hartzea. Mota askotako bilerak egiten ditu elkarte batek bere historian zehar baina hiru tipologia nagusi bereiz daitezke:

• Bilera informatiboak:Elkartekideei eragiten dien informazioaren bat zabaltzeko egiten diren bilerak.
• Kontsulta bilerak:Elkartearentzat garrantzitsua den arazo edo auziren baten aurrean kideek duten iritzia ezagutzeko egiten diren bilerak.
• Bilera erabakitzaileak:Arazo edo gairen bati buruz erabaki bat hartzeko egiten diren bilerak.

Informazio gehiago nahi izanez gero ondoko liburuak ere kontsultatu daitezke:

• Izenburua: CUADERNOS PRÁCTICOS DE FORMACIÓN ASOCIATIVA (Las reuniones).
• Editoriala: CRAC (Centro de Recursos para Asociaciones de Cádiz).
• Urtea: 2000 (Cadiz).

• Izenburua: ¡ASOCIATE! MANUAL PRÁCTICO PARA ASOCIACIONES.
• Egilea: Cabildo de Gran Canaria.
• Editoriala:Consejería de Juventud, Empleo y Emigración.

• Izenburua: GUÍA FÁCIL DE ASOCIACIONES: MANUAL DE GESTIÓN para la creación, desarrollo y dinamización de entidades sin ánimo de lucro.
• Egilea: Tomás Alberich Nistral.
• Editoriala: Dykinson, S.L.
• Urtea: 1998 (Madril).

Lekua

Bilera bat egiteko lekua behar da lehenbizi. Elkarteak bere lokala badu ez da arazorik egongo, baina elkarteak egoitza propiorik ez duenean bestelako bideak erabili beharko ditu bilgune bat lortzeko. Azken kasu honetan norbere herriko Udaletxean leku baten eskaria egitea izan daiteke aukeretako bat. Horretaz gain, hainbat tokitan badira gazteentzako zerbitzuak ere eta hauen bidez lortu daitezke bilguneak. Hauxe da Donostian Gazteguneren (E-33) [informazio+] kasua (Gazteriaren Informaziorako Lurralde Zentroa, Txuri Urdin Izotz Jauregia, 943- 47 25 80).

Behin lokala lortuta, leku horren egokitasuna bermatu beharko da (elkarte baten bilera-lekua erreferentzia puntua izango da kideentzat). Gauzak honela, lokalaren dekorazio, ordenamendu eta baliabideak zaintzea oso garrantzitsua izango da. Hainbat ezaugarri bete beharra dauzka lokak batek bilgune egokia izan dadin:

• Horizontala izan behar da: Garrantzitsua da bilerako partaide guztiak maila berean egotea eta elkar ikustea. Eserlekuei dagokienez, biribilean edo V forman egotea komeni da.
• Zabala izan behar da:Bilerako partaide guztiak lasaitasunez egoteko modukoa izan behar du lekuak.
• Altzariak mugigarriak izan behar dira:Bileran zehar mugimenduak egin nahi izanez gero (taldeka bildu etab.) altzariak ez dira traba izan behar.
• Altzariak eta bestelako baliabideak erosoak eta egokiak izan behar dira: Erabilera anitzekoak eta bilerako partaideak eroso egoteko modukoak.
• Argitsua izan behar da:Bilera eguneko edozein ordutan egiten dela ere, argiztatuta egon beharko da beti. Hobe da argi naturala artifiziala baino eta ahal bada ez da fluoreszenterik erabili behar.
• Klimatizazioa zaindu behar da:Tenperatura atsegina egon behar da bilera-lekuan; partaideek ez dute gehiegizko hotz ala berorik sentitu behar.
• Hotsik gabea izan behar da:Beharrezko baliabideak jarri behar dira bilera-lekura hots arrotzik sartu ez dadin.
• Iristeko erraza izan behar du:Bilera-lekura heltzea erraza izan behar da partaideentzat.
• Baliabide tekniko egokiak eduki beharko ditu: Bilera-lekuan elkarteko kideek behar duten ekipo teknologikoa egon beharko da: telefonoa, erantzungailu automatikoa, faxa eta ordenagailua gutxienez; eta beste hainbat elementu hemendik aurrera: fotokopiagailua, telebista, bideoa, proiektorea, pantaila etab.

Antolaketa

Bilera bat ospatu aurretik, antolatu egin behar da eta antolaketaren egokitasunaren araberakoa izango da emaitza. Zenbat eta denbora gehiago igaro bilera bat prestatzen, orduan eta eraginkorragoa izango da berau.

Lehen lanak Gai-zerrenda zehaztea, deialdia idaztea eta informazioa zabaltzea izango dira (ahoz-aho, telefonoz, faxez, posta elektronikoz, iragarki-taula bidez...). Hauxe izan daiteke deialdi eta Gai-zerrenda eredu bat.

......................................... ELKARTEKO ZUZENDARITZA-BATZORDEA
............................ BILERA
EGUNA: .....................................................
TOKIA: .......................................................
DEITZEN DU: LEHENDAKARIAK
HASIERA ORDUA: .....................................
AURREIKUSITAKO AMAIERA ORDUA: ....................................

GAI-ZERRENDA:

1. Informazio gaiak:
................................................................ (......... minutu)
2. Eztabaida gaiak:
............................................ proposamena (......... minutu)
............................................ proposamena (......... minutu)
............................................ proposamena (......... minutu)
3. Erabakitzeko gaiak:
................................................................ (......... minutu)
................................................................ (......... minutu)
................................................................ (......... minutu)
4. Beste batzuk:
................................................................ (......... minutu)
................................................................ (......... minutu)
................................................................ (......... minutu)

Bilerarako deialdia, bilera bera egin baino 10-15 egun lehenago egitea komeni da eta ahalik eta jende gehienaren baiezkoa lortzea ere oso garrantzitsua izango da.

Elkarteko lehendakariaren ardura izango da moderatzaile papera betetzea (lehendakariak ezin badu, lehendakariordeak ordezkatuko du) eta bere lana bilera hasieratik bukaeraraino zuzentzea izango da. Berak emango dio hasiera bilerari eta aurkeztuko ditu partaide nahiz gaiak. Moderatzailearen ardura izango da, era berean, galderak egin, gaiak planteatu, adierazpenak bildu edota azaldutako ideien laburpena egitea, besteak beste. Elkarteko idazkaria, berriz, bilerako akta idazteaz arduratuko da.

Aktan ez da guztia hitzez hitz jaso behar, datu orokor baina zehatzak baizik:

• Eguna, hasiera ordua eta amaiera ordua (ez da komeni 2-3 ordu baino gehiagoko bilerak egitea).
• Partaideen izen-abizenak.
• Landu diren gaiak.
• Hartu diren erabakiak.
• Lanak, arduradunak eta epeak.
• Hurrengo bilerarako data eta lekua.

Honelakoa izan daiteke akta bat:

Dinamizazioa

Bilerak aspergarriak izan ez daitezen eta ahalik eta bazkiderik gehienek parte hartu dezaten erabiltzen dira dinamizazio teknikak. Teknika hauen bidez eztabaidak, informazio trukaketak eta partaidetza, oro har, bultzatu nahi dira. Hauek dira gaur egun gehien erabiltzen diren talde-teknikak.

• Txarla-kolokioa: Gai batean aditua den norbaitek hitzaldi bat ematen du eta lehen azalpenen ondoren eztabaida saioari hasiera ematen zaio. Teknika honen abantaila nagusia informazioa egiazkoa jaso eta zabaltzearena da, baina konferentzia luzeegia izatearen arriskua ere badago; horregatik, komenigarria da azalpenean diapositiba, bideo eta bestelako baliabideak erabiltzea.
• Mahai-inguruak:Azalpen gutxi batzuen ondoren aditu batzuk (3-6) gai bati buruzko iritzi ezberdinak azaltzen dituzte.

Bi sarbide nahiko "tradizional" hauen ondoren, talde txikitan egiten diren partehartze dinamikek aberastasun handia emango diote bilerari. Sei pertsonako taldeetan (gehiago edo gutxiago ere izan daitezke) banatzen dira bilerakideak eta guztiek gutxienez minutu batez hitz egin beharko dute. Honen ondoren bozemaile aukeratuak izan direnek beren taldeetan hitz egindakoaren laburpena egingo diete beste taldeei. Joko mota asko egin daitezke.

• Kartulina, folio eta bestelako orritxoak erabil daitezke:Taldeko kide bakoitzari gaiari buruzko ideia bana idatzi araziko zaio orritxo batean, adibidez. Bukatutakoan orri guztiak bildu eta kartulina batean erantsiko dira ideiaz ideiako loturak, osagarritasunak eta planteamenduak bilduaz.
• Erretratu-robotaren jokoa:Gai baten inguruan bi talde egiten dira eta biek pertsona bat dirudien erretratu bat marraztuko dute. Talde batek gauzak izan beharko liratekeen bezala marraztuko ditu (belarri handiak = entzuteko gaitasuna, esku zabal eta irekiak...), beste taldeak, berriz, gauzak diren bezala marraztuko du erretratua eta bukatu ondoren, bi marrazkiak alderatu eta eztabaida saioari hasiera emango zaio.
• Testu osatugabea:Gai bat azaltzen hasi eta amaiera falta zaion testu bat banatzen zaie bilerako partaideei eta hauek bukatu egin beharko dute testua.
• Irrati-gidoia:Zer egin nahi genukeen ikusteko oso joko erabilgarria da. Gaia hartu eta irratiz zabaltzeko promozio bat sortzean datza jokoak; promoziorako helburuei buruz, eman nahi den irudiari buruz, hartzaileei buruz eta beste hainbat gauzari buruz hitz egingo da.
• Antzerkia:Joko honetan pertsona bakoitzak paper ezberdin bat hartzen du eta horren arabera jokatzen du. Aztergaiaren inguruan egon daitezkeen ikuspuntu guztiak islaturik egon behar dira antzerkian. Kide guztiek nahiz bakar batzuk parte hartu dezakete antzezlanean.
• Ideia ekaitza:Gai oso konkretuak lantzeko erabiltzen da, talde txikitan egiten da (12 pertsona baino gutxiago) eta bi fase ditu: sorkuntzakoa eta azterketakoa. Hasiera batean, gaia aipatu eta burura etorritako guztia botatzen dute bilerakideek. Pertsona bat guztia jasotzeaz arduratuko da eta behin fase hau amaitutakoan botatako guztia aztertzeari ekingo zaio.

Jokoez gain badira, ordea, talde dinamika bultzatu eta bilerak arintzeko balio duten beste hainbat "truku".

• Ura, freskagarriak, kafea eta bestelako edariak banatu daitezke (edari alkoholdunik ez) jendea freskatu eta "esnatzeko".
• Tartean behin ondo dator lan-gosari, bazkari, askari edota afariren bat egitea (ez dadila ohitura bihurtu).
• Bilera oso luzeetan komenigarria izaten da atseden bat egitea eta bilera-lekutik kanpora ateratzea.
• Bileran erretzaile asko baldin badaude, positiboa izango da atseden txikiak egitea jendea erretzera joan dadin.
• Gozokiak banatuz gero, erretzaileen "monoa" txikiagotu egingo da eta azukreak denen burmuinak "aktibatuko" ditu.
• Ikusentzunezko baliabideek bileraren monotonia hautsi eta gaiak arintzeko balio dute.
• Paper edo dokumentuak banatzen direnean, izan daitezela argiak, irakurterrezak eta erakargarriak.
• Bilera tokia aldatzea aberasgarria izan daiteke (ez gehiegitan).
• Sorpresak (ez-usteko gaiak, gonbidatuak etab.) egoteak animatu egiten ditu bilerak.
• Bilera bat jaialdi, kontzertu, antzerki... baten aurretik jartzen bada bata bestearen arteko loturak aprobetxatuz, erakargarriagoa gerta liteke.

Aholkuak

Dinamizazio teknika bat ala bestea erabili, helburua ahalik eta bilerarik atseginenak egitea izango da eta ondorioz, partaideak gustura eta hiztun egotea. Garrantzitsua da ondorengoa gogoan izatea:

• Bilera egin aurretik:
  • Bileraren helburuak eta arrazoiak garbi daudela ziurtatu.
  • Gai-zerrenda egin (garrantziaren arabera).
  • Bilera eguna, ordua eta tokia zehaztu.
  • Deialdia zabaldu.
  • Bazkide guztiek deialdiaren berri dutela egiaztatu.
  • Bileran erabili daitekeen materiala eta informazioa zehatz-mehatz prestatu.
• Bileran bertan:
  • Iragarritako orduan hasi (gehienez 15 minutu itxaron).
  • Gai-zerrenda guztia aipatu labur-labur eta bilerari hasiera eman.
  • Elkarrizketa ordenatuak bultzatu eta jendea hitz egitera motibatu.
  • Gai zail edo konplexuetan taldekako lana bideratu.
  • Esaten diren gauzak apuntatu.
  • Gai batetik bestera igarotzean aurreko gaiari buruz harturiko azken erabakia gogoratu.
  • Bilera luzeetan atsedenak egin.
  • Denbora kontrolatu; eztabaida bat asko luzatzen bada moztu.
  • Bukatu aurretik adostutakoa errepasatu.
  • Guztien partaidetza eskertu.
  • Esandako orduan bukatu.
• Bilera egin ondoren:
  • Lortutako akordioekin laburpen bat egin.
  • Laburpena bazkideen artean banatu.
  • Bilera ebaluatu: aurrez zehaztutako eginbeharrekoa bete al da?.

gora

Izapideak

Elkarteko idazkaria izango da papeleo edo izapide kontuez arduratuko dena. Bazkide-liburua eta Akta-liburua bere esku egongo dira; baita elkartera iristen eta elkartetik irteten diren gutun eta paper kontuak ere. Idazkariak aipatu mugimendu guztien artxiboa kudeatu beharko du eta bere ardura izango da baita ere, Eusko Jaurlaritzako Elkarteen Erregistroari elkartean gertatzen diren aldaketen berri ematea.

Aktak

Akta batean bileran esandako gauzarik garrantzitsuenak eta ondorio nagusiak jaso beharko dira:

• Bileraren eguna, hasiera ordua eta amaiera ordua.
• Partaide guztien izen-abizenak.
• Landu diren gaiak.
• Hartu diren erabakiak.
• Lanak, ardurak eta epeak.
• Hurrengo bilerarako data eta lekua.

Hauxe da akta eredu bat:

Artxiboa

Elkarteak jasotzen dituen gutun, dokumentu eta informazio paperak, oro har, artxibatzea komeni da. Alfabetikoki, dataren arabera eta beste hamaika irizpide kontuan izanda sailkatu daiteke iritsi den materiala baina irizpiderik erabilgarriena gaikakoa izan ohi da, gaika sailkatzea alegia.

Artxiboak ondo funtzionatu dezan ondorengo puntu hauek kontuan izan behar dira:

• Gauzak iritsi ahala artxibatu, ez pilatu.
• Informaziorik berriena aurrean jarri.
• Paper bat baino gehiago direnean ez jarri klipik, grapatu.
• Fakturak gehienez ere 6 urtez gorde. Beste dokumentuak ere bota egin beharko dira denbora baten ondoren.
• Gai bakoitzak bere karpeta izan behar du, ez nahastu gaiak.

Sarrera-irteera guztiak kontrolpean izateko komenigarria da mugimendu guztiak jasota geratuko diren koaderno bat edukitzea. Informazio hau agertu beharko da sarreren atalean:

• Sarrera zenbakia.
• Dokumentuak duen data.
• Jaso dugun data.
• Nondik eta nork bidali duen.
• Dokumentu mota: eskaria, gutuna...
• Edukiaren laburpena.

Irteerei dagokienez, ondorengo datuak idatzi beharko dira koadernoan:

• Irteera zenbakia.
• Irteera data.
• Norentzat den.
• Ze dokumentu mota den: eskaria, gutuna...
• Edukiaren laburpena.

Elkartera iristen den dokumentazioa bezala, liburuak eta aldizkariak ere erregistratu egin beharko dira. Horretarako, erregistro liburu bat edota datu base bat izan beharko du elkarteak. Honela erregistratzen da liburu edo aldizkari bat:

Behin liburu edo aldizkaria erregistratuta, fitxak egin eta artxiboan sartu beharko dira. Hiru fitxa ezberdin egingo dira liburuko: egileari dagokiona, izenburuari dagokiona eta gaiari dagokiona. Honela bada, hiru artxibo izango ditu elkarteak; lehenengoan egilearen izenaren arabera aurkitu ahal izango da liburua, bigarrenean liburuaren izenburuaren arabera eta hirugarrenean gaiaren arabera. Honelakoa izan daiteke, esate baterako, egilean oinarritutako fitxa:

• ALBERICH NISTAL, TOMÁS (egilea)

• Guía Fácil de Asociaciones (izenburua)
• Madrid (lekua): DYKINSON (editoriala), 1998 (urtea)
• 183 o. (orrialde kopurua). 24m. (neurria)
• 1. Asociaciones (deskriptorea)
• R. 1662 (erregistro zenbakia)

Aldaketak

Eusko Jaurlaritzako Elkarteen Erregistroan izena emanda dauden elkarteek Estatutu, helbide edota Zuzendaritza-batzordean aldaketak izaten dituztenean aldaketa horien berri eman beharra daukate Erregistroan.

• Estatutu aldaketa (E-12) [informazio+]
• Helbide aldaketa (E-13) [informazio+]
• Zuzendaritza aldaketa (E-14) [informazio+]

Elkartea desegiten bada edo federazioaren bat sortzen badu, erabaki horien berri eman beharko zaio Elkarteen Erregistroari:

• Elkartearen desegitea (E-15) [informazio+]
• Federazio bat sortzea (E-16) [informazio+]

gora

Kudeaketa ekonomikoa

Elkarte batek ondo funtzionatu dezan, oso garrantzitsua da ekonomikoki egoera onean egotea. Gestio ekonomikoa aurrera eraman ahal izateko behar beharrezkoa izango da diru-sarrera eta irteera guztiak kontrolpean edukitzea, egonkortasuna emango baitio honek elkarteari.

Finantziazio baliabideak

Alde batetik eta bestetik datozkion diru-iturri edo finantziazio baliabideek ahalik eta egokien erabiltzen jakin beharko du elkarteak. Honako hauek dira finantziazio baliabide nagusiak:

• Bazkideen kuotak:Elkarte bakoitzak erabakitzen du kuotaren zenbatekoa, baina ez da komeni ez oso altua ez oso baxua ere izatea. Kobratzerako garaian, modurik praktikoena banku-helbideratze bidez egitea izango da.
• Dohaintzak:Borondate propioz elkarteari dirua ematen dioten pertsonek egiten dituzten emari edo dohaintzak baliabide interesgarria izango dira elkartearentzat.
• Dirulaguntzak:Administrazioak hainbat dirulaguntza banatu ohi ditu izaera soziala duten jarduera eta elkarteen artean. Dirulaguntzak lortzeko aktibitate proiektu zehatz bat aurkeztu beharko da horretarako ezartzen den garai edo epean.
• Hitzarmenak:Elkarte eta administrazio artean sinatzen diren akordioak izaten dira. Elkarteak hainbat jarduera egingo dituela hitz ematen du eta administrazioak baliabide ekonomikoak jartzeko konpromisoa hartzen du.
• Babesa edo sponsorizazioa:Bere izena agertzearen truk erakunde batek elkarte bati laguntza ekonomikoa emateari deitzen zaio honela. Gero eta gehiagotan gertatzen da.
• Zerbitzu-salmenta:Bazkideei zuzenduriko zerbitzuak izan ohi dira, baina bazkideak ez direnek ere eros ala kontrata ditzakete. Ezingo zaie inolaz ere konkurrentziarik egin enpresa pribatuei.
• Kredituak:Elkarteak dirua behar badu kreditu bat eskatu dezake. Horrelako kasuetan elkarteak kontu-korrontea daukan banketxean eskatzea gomendatzen da lehenbizi.
• Dirua biltzeko aktibitateak: Zozketak, festak, lehiaketak, loteria etab.

Aurrekontuak

Urtero-urtero aurrekontu berri bat egin beharko du elkarteak eta bertan urte horretan jaso eta gastatuko duen diruaren aurreikuspen bat egingo du (biak kopuru bera izatea komeni da). Etorkizunera begira egiten den plangintza bat izanik, malgua izango da aurrekontua. Bestalde, urte osoko jardunari dagokionaz gain, egiten den aktibitate edo jarduera bakoitzeko ere aurrekontu bat prestatzea komeniko da. Honelakoa izan daiteke urteko aurrekontu bat:

Kontabilitatea

Ondo eramanez gero, elkartearen egoera ekonomikoa zein den jakiteko balioko du kontabilitateak. Diruzainaren lanetako bat kontabilitate-liburua kudeatzea izango da eta bertan elkarteak izaten dituen gastu eta diru-sarrerak apuntatuko ditu. Honekin batera, faktura eta ordainagiri guztien artxiboa ere egingo du.

Elkarteak egiten duen ekintza bakoitzak bere kontabilitatea izango du (pertsonal gastuak, alokairuak, materiala etab.) eta dena apuntatu beharko da. Diruzain edo gestore on batek kontuak garbi eta eguneratuta izan behar ditu beti.

gora

Proiektuak

Proiektua elkarteak duen ekintza plana da. Proiektu bat elkarteak kanpora begira egiten duena izan daiteke, baina barne kohesioa bultzatzeko edota bazkide berriak biltzeko ere balio dezake. Elkarte baten jarduera proiektuetan oinarrituko da eta proiektu jakin batzuk egoteak kide bakoitzak bere kontura lan egitea ekidingo du. Proiektuek, gainera, elkartearen norabidea mantendu eta helburuak lortzen lagunduko dute.

Proiektu bat prestatzen den bakoitzean egin nahi diren ekintzak, moduak eta erabiliko diren baliabideak ezagutu eta definituko dituzte kideek eta honela, motibazioa eta aktibazioa bultzatuko dira elkartean. Ez da ahaztu behar, bestalde, proiektuak egiteak duen beste abantaila bat dirulaguntzak lortzearena dela; laguntzak eskatzeko ezinbestekoa baita proiektu bat aurkeztea.

Ondorengo puntu hauek izan behar dituzte proiektuek derrigor:

• SARRERA ETA AURKEZPENA (Nortzuk zareten):Proiektuaren lehen atalean bere burua aurkeztu beharko du elkarteak. Atal honetan elkartearen izena, eraketa data, IFK zenbakia, bazkide kopurua, elkartearen helburuak eta lan esparrua zehaztu beharko dira, besteak beste.
• ERREALITATEAREN AZTERKETA ETA PROIEKTUAREN JUSTIFIKAZIOA (Zergatiak azaldu): Proiektuaren oinarri eta jatorria azalduko da puntu honetan: nola sortu den, zeintzuk beharrei erantzuten dien (azterketa sozialak, datu estatistikoak...) eta abar.
• PROIEKTUA ETA HELBURUAK (Zer eta zertarako):Proiektua definitu, izena jarri eta helburuak zeintzuk diren argi eta garbi adierazi beharko dira. Helburuak denbora epe jakin batean lortu nahi diren gauzak izango dira: zehatzak, adierazgarriak eta ebaluagarriak.
• PROIEKTUAREN NONDIK NORAKOAK (Zer, nola, nori, noiz, non eta nortzuk):
  • Jarduerak eta metodologia: Proiektua osatuko duten jarduera ekintzak zeintzuk izango diren definituko dira (ez zerrenda soil bat) eta bakoitza garatzeko erabiliko diren teknika, koordinazio sistemak eta lan banaketak ere bai.
  • Hartzaileak: Proiektuak nori eragingo dion, nori zuzendua dagoen zehaztu beharko da hemen.
  • Epeak: Jarduera egutegi bat osatu beharko da eta bertan datu zehatzak agertuko dira (aldagarriak izan daitezke).
  • Lan-esparrua: Proiektua ze auzotan, ze lurraldetan egingo den definitu beharra dago. Kokalekua orokorra ala konkretua izan liteke.
  • Partaideak: Nork parte hartuko duen azalduko da atal honetan: elkartekideek, beste taldeek, profesionalek etab.
• BEHARREZKO BALIABIDEAK (Pertsonak eta materiala):Proiektua garatzeko beharrezkoa izango den ekipo tekniko eta materiala zein nahitaezkoa den giza-taldea ere zehaztu beharko dira.
• HEDAPENA ETA PUBLIZITATEA (Informazio zabalpena):Atal honetan proiektuaren edota jardueren zabalpena, propaganda, publizitatea nola egin jasoko da: prentsa-idazkiak, kartelak, triptikoak etab.
• EBALUAZIO ETA JARRAIPEN SISTEMAK (Zaintza):Proiektua ondo ote doan jakiteko zer zaintza mota egingo duen elkarteak zehaztu behar da bertan.
• PROIEKTUAREN AURREKONTUA (Dirua).

Eredu honetaz gain, oso baliagarria da baita ere EHU-UPVko asoziazionismo gidaren bitartez kaleraturiko proiektuei buruzko atala: http://ikasleak.lg.ehu.es/edros/manual/proyectos.html

Proiektu on batek asko irabazten du itxura egokian aurkezten bada; horregatik, asko zaindu beharko da aurkezpena. Oso baliagarriak izan daitezke aholku hauek:

• Proiektuak ordenagailuz idatzi.
• Testua oso pisua gerta ez dadin, 12-13ko neurria duten letra tipoa erabiltzea, tarte handiak uztea eta parrafo motzak idaztea komeni da.
• Puntu ezberdinak hobe orri ezberdinetan. Ez zaie beldurrik izan behar zuriguneei.
• Ordenagailuak eskaintzen dituen aukerak aprobetxatu eta ahalik eta maketaziorik atseginena egitea komeni da: koskak, tamaina jokoak, letra lodiak, koadroak...
• Letra motari dagokionez, testu guztian berdinak erabiltzea komeni da, ez egin aldaketa gehiegirik.
• Koloretako orriak erabiliz gero, izan daitezela argiak, ilunek zaildu egiten baitute irakurketa.
• Azala zaindu. Erakargarria, argia eta alaia izan dadila.
• Proiektua orri askokoa denean koadernatzea komeni da.

Proiektua garatzeko dirulaguntzak eskatzeko asmoa izanez gero, adi egon beharko da elkartea urte hasieratik. Instituzio publikoek eskaintzen dituzten laguntzen berri izateko administrazio ezberdinek kaleratzen dituzten Buletin Ofizialetara jotzea izango da biderik egokiena (Eusko Jaurlaritzak: "Euskal Herriko Agintaritzaren Buletina", Nafarroako Gobernuak "Nafarroako Buletin Ofiziala" eta Estatuak: "Estatuko Buletin Ofiziala" kaleratzen dituzte adibidez. Bertan lekuan lekuko erakundeen lege, erabaki, lanpostu-deialdi eta bestelako oharrak argitaratzen dira. Liburutegietan nahiz erakunde eta instituzioen web-orrietan aurki daitezke Buletin Ofizialak: www.gipuzkoa.net/ www.euskadi.net/ www.cfnavarra.es/ www.boe.es). Honekin batera, komenigarria izango da aldian behin informazio bulegoetatik bueltatxo bat egitea.

gora

Memoriak

Memoriak eta proiektuak bata bestearekin zerikusi zuzena dute. Dirulaguntza jaso duten proiektu guztien ondoren memoriak idatzi behar izaten dira, horrela eskatzen baitu dirulaguntza eman duen erakundeak. Tartean dirulaguntzarik egon ez den kasuetan ere oso baliagarria izaten da egindakoa memoria batean jasotzea; izenak dioen bezala betirako gordeta geratzen baita horrela elkartearen jarduna. Bi memoria mota egin ohi dira normalean: ekintza edo proiektu konkretu baten memoria eta urteko memoria.

Proiektu baten memoriak proiektu horren garapena osoa jasoko du: hasiera, egindako ekimenak, jasotako erantzuna, erabilitako materiala, partehartu duen jendea, gastuak etab. Urteko memoriak, berriz, denbora epe horretan egin diren proiektu guztira bilduko ditu bere baitan.

Proiektu baten memoria egiterakoan honako gai hauek landu beharko dira:

• SARRERA:Bertan elkartearen izena, lan-esparrua, bazkide kopurua (elkartearen datuak, oro har) eta egin denaren laburpentxo bat sartuko da.
• JARDUERAK:Atal honetan, egin diren gauza guztiak aipatu beharko dira: zer egin den, zein helbururekin, zer emaitza lortu diren, zer espero zen, zein den egiten den balioespena...
• PARTE HARTU DUTEN EKIPOAK:Noren esku egon diren ekimenak, nortzuk izan diren antolatzaileak etab.
• BALANTZE EKONOMIKOA:Edukitako gastuak (materiala, joan-etorriak, alokairua eta sortu den guztia).
• ONDORIOAK:Proiektuari eta emaitzei buruzko balorazio orokorra egin beharko da atal honetan.
• ERANSKINA:Proiektua garatu den bitartean sortu den material guztia bildu beharko da hemen: kartelak, programak, inkesta eta ebaluazioak, argazkiak, prentsa artikuluak etab.

Urteko memoria egiten denean, berriz, bestelako datu batzuk ere sartu beharko dira:

• Elkarteari dagozkion datuak:Helbide, telefonoa, lan lurraldea, bazkide kopurua, Zuzendaritza-batzordea, urteko aurrekontua eta dituen baliabide materialak.
• Egindako jarduerak:Urtean zehar egin direnak eta horien ebaluazio kuantitatibo eta kualitatiboa.
• Ondorioak.

gora